회의록 작성 시간이 절반으로 줄었습니다: 클로바노트 음성 녹음 텍스트 변환 활용법

클로바노트로 회의록 작성 시간을 줄여본 후기

직장인이라면 한 번쯤 이런 경험이 있을 겁니다.

회의 시간에는 열심히 메모했는데, 막상 회의가 끝나고 나면 중요한 내용이 빠져 있거나 누가 어떤 말을 했는지 헷갈리는 경우 말입니다.

저도 예전에는 회의 중에 노트북을 켜놓고 계속 타이핑했습니다. 그런데 그렇게 하면 정작 회의 내용에 집중하기가 어렵더군요. 발표 내용을 놓치지 않으려다 보니 새로운 아이디어를 정리할 여유도 없었습니다.

그래서 몇 달 전부터 회의 때마다 클로바노트를 사용하기 시작했습니다.

처음에는 기대가 크지 않았습니다. 음성 인식이 완벽할 리 없다고 생각했기 때문입니다. 그런데 몇 가지 설정만 해두니 회의록 작성 시간이 눈에 띄게 줄어들었습니다.

오늘은 제가 실제로 사용하면서 느꼈던 점과 함께 클로바노트를 조금 더 정확하게 활용하는 방법을 정리해보겠습니다.

회의록 작성이 번거로운 이유

회의록이 힘든 이유는 단순히 기록 때문만은 아닙니다.

회의가 끝난 뒤에도 다시 녹음을 듣거나 메모를 정리해야 하는 경우가 많기 때문입니다.

특히 참석자가 여러 명인 회의에서는 누가 어떤 의견을 냈는지 구분하는 작업도 만만치 않습니다.

1시간 회의를 하고 나서 정리까지 포함하면 추가로 1시간 이상 쓰는 경우도 흔합니다.

이럴 때 음성 녹음을 텍스트로 자동 변환해주는 서비스가 도움이 됩니다.

대표적인 서비스 중 하나가 네이버 클로바노트입니다.

정확도는 녹음 환경이 생각보다 중요합니다

클로바노트를 처음 사용할 때 가장 놀랐던 점은 생각보다 인식률이 괜찮다는 것이었습니다.

반대로 인식이 잘 안 되는 경우도 있었는데, 대부분 녹음 환경 때문이었습니다.

예전에 회의실 한쪽 끝에 스마트폰을 두고 녹음한 적이 있습니다.

결과를 확인해보니 사람 이름은 물론 숫자까지 엉뚱하게 기록된 부분이 꽤 있었습니다.

그 이후부터는 스마트폰 위치를 조금 신경 쓰기 시작했습니다.

제가 가장 효과를 봤던 방법은 스마트폰을 회의 테이블 중앙에 두는 것이었습니다.

특히 발표자나 발언이 많은 사람 쪽을 향하도록 놓으면 인식률이 확실히 좋아졌습니다.

또 스마트폰 주변에 컵이나 서류철이 마이크를 가리지 않도록 하는 것도 도움이 됐습니다.

작은 차이 같지만 결과는 꽤 달랐습니다.

전문 용어가 많다면 자주 쓰는 단어 등록 기능을 활용해보세요

회사 회의에는 일반 대화에서 잘 사용하지 않는 단어가 자주 등장합니다.

프로젝트명, 거래처 이름, 제품명, 영어 약어 등이 대표적입니다.

처음 사용했을 때는 이런 단어들이 엉뚱하게 변환되는 경우가 많았습니다.

예를 들어 프로젝트명이 잘못 인식되거나 팀원 이름이 다른 단어로 바뀌는 경우가 있었습니다.

그런데 클로바노트에는 자주 쓰는 단어를 등록하는 기능이 있습니다.

회의 전에 프로젝트명이나 자주 사용하는 용어를 미리 등록해두면 인식 정확도가 훨씬 좋아집니다.

특히 IT 업계나 마케팅 부서처럼 영어 약어가 많은 환경에서는 효과가 큰 편입니다.

실제로 저는 팀원 이름과 주요 프로젝트명을 등록해둔 뒤 수정 작업이 많이 줄었습니다.

참석자 구분 기능이 생각보다 편리합니다

녹음이 끝나고 텍스트가 생성되면 클로바노트는 발언자를 자동으로 구분해줍니다.

처음에는 '참석자1', '참석자2'처럼 표시되는데, 이름만 한 번 수정해주면 전체 대화 내용에 반영됩니다.

회의 참석자가 많은 경우에는 이 기능이 꽤 유용합니다.

누가 어떤 의견을 냈는지 정리하기 쉬워지고, 나중에 회의록을 검토할 때도 훨씬 편합니다.

물론 100% 정확한 것은 아닙니다.

간혹 비슷한 목소리는 헷갈리는 경우도 있었지만, 수동으로 정리하는 것보다는 훨씬 수월했습니다.

AI 요약 기능도 활용해볼 만합니다

개인적으로 가장 자주 사용하는 기능은 AI 요약입니다.

회의가 끝난 뒤 전체 내용을 처음부터 다시 읽는 대신 요약본부터 확인합니다.

주요 논의 내용이나 결정 사항을 빠르게 파악할 수 있기 때문입니다.

물론 중요한 회의라면 원문도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

다만 회의 내용을 정리하는 첫 단계에서는 상당히 시간을 절약해줍니다.

저는 보통 AI 요약본을 확인한 뒤 필요한 부분만 추가로 수정해서 공유하는 방식으로 사용하고 있습니다.

클로바노트를 사용할 때 확인하면 좋은 것들

회의 전에 아래 세 가지만 확인해도 결과가 꽤 달라집니다.

스마트폰 위치 확인하기

마이크가 가려지지 않도록 하고 발언자가 잘 들리는 위치에 두는 것이 중요합니다.

자주 사용하는 용어 등록하기

프로젝트명, 거래처명, 팀원 이름 등을 등록해두면 수정 시간이 크게 줄어듭니다.

PC 웹 버전 함께 활용하기

녹음은 스마트폰으로 하고, 편집은 PC에서 하는 것이 훨씬 편합니다.

특히 회의록을 정리하거나 내용을 복사할 때 작업 속도가 차이가 많이 납니다.

마무리

회의록 작성은 대부분의 직장인이 번거롭게 느끼는 업무 중 하나입니다.

저 역시 예전에는 회의가 끝난 뒤 다시 녹음을 들으며 정리하느라 시간을 많이 썼는데요,

클로바노트를 사용한 뒤부터는 기록보다 회의 자체에 집중할 수 있게 됐습니다.

물론 AI가 모든 내용을 완벽하게 정리해주는 것은 아닙니다.

다만 녹음 환경을 조금 신경 쓰고 자주 쓰는 단어를 등록해두면 회의록 작성 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

평소 회의가 많은 직장인이라면 한 번쯤 사용해볼 만한 도구입니다.

특히 매주 반복되는 회의록 작성에 시간을 많이 쓰고 있다면 생각보다 큰 도움이 될 수 있으니 긍정적으로 사용을 검토해 보세요.